Control de facturación | Ventajas de tener un panel de control

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Control de facturación

Disponer de un control de facturación total en la empresa es imprescindible para tener controlado el estado de la compañía. También su tesorería, y además para contar con facilidades para cumplir con las obligaciones de la compañía con Hacienda. Pero no solo eso; además, es importante para tener perfectamente controladas las facturas que ya se han pagado y las que quedan por pagar. Pero, a pesar de ser tan importante, también es una fuente de problemas. Conseguir un control de facturación detallado no es tan sencillo como parece.

Si no se lleva al día, se puede traspapelar cualquier factura y ocasionar bastantes problemas. Por suerte, la posibilidad de digitalizarlas y de utilizar un software de control de facturación ayudará bastante a que no se escape nada. Si, además, el software está en la nube, como el de Domicilialo, podrás acceder a él desde cualquier parte con conexión a Internet, y consultar tus facturas donde quiera que estés. Pero, además, tener tus facturas digitalizadas, en la nube y accesibles a través de un panel de control, te ofrece otras ventajas y posibilidades. Te las mostramos.  

Qué implica el control de facturación

El control de facturación que tiene que realizar una empresa no consiste únicamente en tener controladas las facturas que emite y las que recibe. También hay que cumplir ciertas normas y tomar medidas para evitar impagos y retrasos, entre otras cosas. Por eso, es conveniente utilizar un programa de facturación que te permita tenerlo todo controlado con unos pocos clics.

Entre los puntos más importantes a controlar con un programa de facturación están los que establece la Agencia Tributaria y son de obligado cumplimiento. Generalmente, estos programas están preparados para cumplir varios de ellos de manera intuitiva, y sin necesidad de tener que estudiar leyes complicadas. Entre otras cosas, estas normas establecen que tienes que conservar las facturas y documentación relacionada con las obligaciones que hay que cumplir con Hacienda durante varios años.

También hay que seguir diversas pautas para numerar las facturas. En general, las que emitas han de tener numeración correlativa para cada año. Es decir, el 1 de enero del año próximo tendrás que comenzar por emitir la factura 1 del 2021, seguida por la 2, la 3 y así sucesivamente, hasta final de año. Cuando llegue el siguiente, otra vez tendrás que comenzar la numeración desde la factura 1. También tendrás que emitir facturas conforme a las normas establecidas para la facturación electrónica. Como verás, hacerlo sin un programa adecuado de control de facturación puede resulta muy complicado.

Un panel de control para gestionar las facturas

Muchos de los programas de facturación permiten acceder a prácticamente todas sus funciones desde una sola pantalla. En ella están todos los accesos a las facturas emitidas, a las recibidas, a su creación, etc. Algunos también dan acceso desde ella a plantillas de facturas que puedes personalizar para adaptarlas a tus necesidades. Esta pantalla hace las veces de panel de control, y se encarga de que tengas centralizado todo lo relacionado con el control de facturación y la emisión de facturas.

Por tanto, para localizar una factura, crearla, almacenarla, consultarla o incluso enviarla, no tendrás que dar vueltas por un montón de programas y carpetas si utilizas un panel de control. Desde él lo tendrás todo controlado, y en unos clics tendrás acceso a lo que necesites. 

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¿Cómo calcular el beneficio neto de tus productos? | ¿Qué hago con el IVA?

Cómo calcular el beneficio neto

Cómo calcular el beneficio neto

Cómo calcular el beneficio neto que obtienes por tus productos es una de las primeras cuestiones a las que te enfrentas si tienes un negocio. No importa cuál sea el tamaño de tu empresa ni a qué dediques tu actividad. En cualquier caso, es imprescindible conocer con exactitud cuáles son tus ganancias. El problema es que, a la hora de la verdad, poner en práctica este cálculo a veces resulta un tanto complejo. Sobre todo, en el caso de autónomos que comienzan su actividad o pequeñas empresas que carecen de un departamento específicamente dedicado a las cuentas. Y la razón es que calcular el beneficio neto supone dar entrada a conceptos de contabilidad que muchas veces pueden resultar desconocidos. ¿Aclaramos algunas ideas?

Algunos conceptos previos

Antes de responder a la cuestión relativa a cómo calcular el beneficio neto, es conveniente comprender a qué se refieren determinadas nociones económicas.

¿Qué es el beneficio neto?

Cuando hablamos de beneficio neto, nos estamos refiriendo a la diferencia entre los ingresos que se han obtenido y los gastos que se han realizado en el curso de la actividad empresarial, durante un período de tiempo determinado. Es decir, la cantidad de dinero que le queda a la empresa después de hacer frente a gastos necesarios o al pago de los impuestos correspondientes. A la vista de la definición de beneficio neto, es sencillo entender por qué se utiliza este concepto para medir, en cierto modo, la situación económica de una empresa. Y, en definitiva, el éxito del negocio.

¿Qué es el beneficio bruto?

En contraposición al beneficio neto, para conocer cuál es el beneficio bruto únicamente hay que considerar los costes variables directamente implicados en la realización de tu actividad. Estos últimos se refieren a aquellos gastos que varían en función del incremento o la disminución de las ventas.

Para entender mejor el concepto, te lo explicamos a través de un ejemplo: imagina que te dedicas a la venta de artículos de lana. En invierno, generalmente, la demanda suele entrar en un nivel ascendente. Suben las ventas, y necesitarás adquirir más materia prima (lana) para calcetar nuevas prendas. Pues bien, esa lana necesaria para fabricar tus productos, sería uno de esos costes variables. Y, en resumen, el beneficio bruto obtenido por tu actividad correspondería a la cantidad resultante de restar a tus ingresos, esos costes variables.

¿Cómo calcular el beneficio neto?

Para calcular el beneficio neto existe una fórmula matemática específica que es: Beneficio bruto – Impuestos – Intereses del pasivo – Depreciación de activos – Otros gastos generales.

El IVA

Todos hemos oído hablar sobre el IVA, ya que todas las transacciones que realizamos están relacionados con su pago. Concretamente las siglas corresponden a la denominación Impuesto sobre el Valor Añadido. Un impuesto indirecto que incide sobre el coste final de bienes y servicios. Está fijado legalmente y presenta diferentes cuantías en función del tipo de bien o servicio sobre el que se aplica.

Es importante que tengas en cuenta la influencia del IVA en tu negocio, pues este impuesto no deben pagarlo solo los consumidores, también te influye como empresario de forma trimestral. Cada tres meses deberás abonar a Hacienda la cantidad correspondiente por la realización de tu actividad empresarial, teniendo en cuenta el IVA que soportas, en las compras o pagos por servicios necesarios para ejercer tu ocupación. Y, de otro lado, el IVA que devengas tú mismo por la realización de tu actividad.

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Automatización de facturas | 7 beneficios para la empresa

Automatización de facturas

Automatización de facturas

Una de las aspiraciones de prácticamente todas las empresas es mejorar la productividad de sus empleados. Es decir, conseguir que sean capaces de realizar el mayor número de tareas posible en el mínimo periodo de tiempo posible. Claro está, haciéndolas bien. Por lo tanto, no se trata de que las hagan a toda velocidad y cometan errores por falta de tiempo para revisarlas o desempeñarlas. De lo que se trata es de conseguir eliminar todas las distracciones y procesos innecesarios, o que consuman mucho tiempo. También de hacer de otra manera tareas rutinarias que consumen recursos y esfuerzo. Por ejemplo, adoptar la automatización de facturas.

Si tu empresa tiene clientes que compran tus servicios de manera periódica, o tienen contratados uno o varios de tus servicios y los pagan mes a mes, o una vez al año, puedes automatizar sus facturas. Para ello, solo necesitas contar con un software de gestión que lo permita o contratar un servicio creado específicamente para ello. Al hacerlo, reducirás el tiempo que se invierte en facturación, que podrá dedicarse a otras tareas. Solo es una de sus ventajas, puesto que tiene muchas más, como vamos a ver.

Automatización de facturas: por qué y para qué

La automatización de facturas es un proceso con el que se generan automáticamente listas para enviar a los clientes, facturas recurrentes que necesiten cambios mínimos cada cierto tiempo. Por ejemplo, es útil para aquellas que se deben cobrar todos los meses, con un importe idéntico en todas ellas, y en el que solo hay que cambiar la fecha y el número de factura. Estas son muy frecuentes en la prestación de servicios a través de Internet, cada vez de contratación más frecuente. Son perfectas para automatizar; algo que hay que hacer, eso sí, con una herramienta de gestión adecuada.

Bastará con introducir los datos que deben ir en cada factura y su periodicidad, y hacerlo una vez. Después, a no ser que haya cambios en determinados campos, como la dirección de quien haya contratado el servicio, no tendrás que preocuparte por ellas hasta que el cliente no indique que desea dejar de contar con el servicio o el producto contratado. Mientras tanto, el sistema las generará de manera automática, con la periodicidad deseada, y todos sus datos. Sin duda, un ahorro importante de trabajo.

Ventajas de automatizarlas

Además de rebajar la carga de trabajo, la automatización de facturas ofrece otras ventajas a las empresas que deciden adoptarla. Sobre todo, si cuentan con varios miles de clientes con pagos periódicos idénticos. La reiteración de la creación de estas facturas mediante un proceso tradicional puede llevar, por aburrimiento u otros motivos, a errores humanos. Estos desaparecen casi por completo con la automatización de facturas, ya que de ello se encarga un software de gestión. Por tanto, no solo se reduce el tiempo empleado en generarlas: también se hace desaparecer el utilizado para la gestión de incidencias por los errores. Y queda descartada una fuente de descontento para los clientes.

La automatización de facturas, además, no incluye únicamente su generación. En la mayoría de casos ya se envían en formato electrónico. Por lo tanto, además de generarlas, en la inmensa mayoría de casos también puedes programar su envío. Menos tiempo invertido por tanto también en esta tarea, y más para destinar a labores de más peso en la empresa.

Además, al automatizar todo el proceso, desde la creación de facturas hasta su envío, evitas olvidarte de mandarlas. Y, como consecuencia, agilizas los pagos. En determinados casos, en los que no están domiciliadas, los clientes no pagan hasta que no ven la factura. Sobre todo porque suelen olvidarse de ellas. Al recibirlas, se acuerdan y pagan. De rebote, reducirás algo los impagos

Estas son las principales ventajas de la automatización de facturas, que conseguirás gracias al uso de utilidades y servicios como la herramienta en la nube de facturación y automatización de facturas de Domicilialo.

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