Al ser propietario de una empresa, controlar financieramente las cuentas se presenta como un factor determinante para su continuidad. Para poder ayudarte a llevar un exhaustivo y riguroso control, existen diferentes herramientas cuya función se basa en detectar posibles errores, corregirlos y hacer crecer tu empresa.
Entre ellas se encuentra la conciliación bancaria, la encargada de asegurar que los registros contables coincidan con los datos proporcionados por el banco En este artículo, exploraremos en detalle qué es la conciliación bancaria y los diferentes tipos que existen.
¿Qué es la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es el proceso de comparar y ajustar los registros contables de una empresa con los datos proporcionados por el banco. Consiste en verificar que los saldos de las cuentas bancarias registrados en los libros de contabilidad de la empresa coincidan con los saldos reales en el estado de cuenta bancario. Este proceso permite identificar y corregir discrepancias, errores o transacciones faltantes.
Este procedimiento debe realizarse de forma periódica, cada 15 días, aproximadamente, o al finalizar la mensualidad.
¿Cómo se realiza la conciliación bancaria?
Los pasos para realizar la conciliación bancaria como se ha estado haciendo durante años, resulta un proceso pesado si no se ha llevado al día y se han registrado todos los movimientos.
Como primer paso se encuentra la recopilación de información. En este caso se deben obtener los estados de cuenta bancarios más recientes y reunir los registros contables internos de la empresa, como el libro mayor y los registros de transacciones, tanto los ingresos como los gastos de la empresa. Ahora bien, si utilizas un software de gestión de cobros, este proceso se puede ir realizando de manera automática.
A continuación, es momento de la comparación de saldos y coincidencia de transacciones, es decir, contrastar el saldo y los movimientos registrados en el libro mayor con los del extracto bancario. En numerosas ocasiones, se presenta un desajuste de caja y de cifras, pero lo realmente importante es saber cuáles son, tener la documentación de las transacciones que podrían haber generado esa discrepancia y corregirlas, si es posible.
Si te es más sencillo, siempre puedes marcar las transacciones que coincidan para asegurarte de que estén correctamente registradas en ambos registros y excitar así errores de registro o contabilidad, incontabilidades y/o duplicados.
Y, por último, la conciliación final. Una vez que todas las transacciones se hayan comparado y ajustado correctamente, registra una conciliación final que documente la concordancia entre los registros contables y los estados de cuenta bancarios.
Tipos de conciliación bancaria
Se encuentran distintos tipos de conciliación bancaria dependiendo de la forma en la que se lleva a cabo:
Conciliación bancaria interna
Este tipo de conciliación se realiza dentro de la empresa, comparando los registros internos con los estados de cuenta bancarios. El objetivo es asegurarse de que todas las transacciones se hayan registrado correctamente y detectar posibles errores o discrepancias.
Conciliación bancaria conjunta o contable
Se centra en los descuadres de caja y los unifica para crear “pólizas de corrección”, es decir, una reemisión de facturas de manera correcta para cuadrar la cuenta de resultados de la empresa. Existen estrategias de recobro que pueden ser muy útiles de implementar.
Conciliación bancaria externa
También conocida como conciliación bancaria formal, este proceso se lleva a cabo con la participación directa del banco. Se comparan los registros contables de la empresa con los datos proporcionados por el banco para garantizar la concordancia y precisión de los saldos y transacciones.
Conciliación bancaria electrónica
En la era digital, este tipo de conciliación utiliza software y herramientas electrónicas para facilitar el proceso. Permite importar los datos bancarios directamente al sistema contable de la empresa, lo que agiliza la conciliación y minimiza los errores manuales.
Conciliación bancaria por punto de partida
Esta modalidad de conciliación parte de un punto específico, generalmente el saldo final del período anterior, y se comparan las transacciones a partir de ese punto hasta el período actual. Es útil cuando se necesita verificar una parte específica de las transacciones y acelerar el proceso de conciliación.
Conciliación bancaria por ajustes manuales
En ciertos casos, puede haber transacciones o registros que no se reflejen en el estado de cuenta bancario, como intereses o tarifas. La conciliación bancaria por ajustes manuales implica realizar los ajustes necesarios para que los registros contables y los datos del banco estén en concordancia.
Beneficios de la conciliación bancaria
Detecta y previene errores.
Uno de los beneficios más significativos de la conciliación bancaria es su capacidad para detectar y prevenir errores en los registros contables. Al comparar cuidadosamente los registros internos de la empresa con los estados de cuenta bancarios, es posible identificar discrepancias, transacciones duplicadas o faltantes, errores de contabilización y otros posibles equívocos. Corregir estos errores a tiempo evita futuros problemas y proporciona una base sólida para una gestión financiera precisa.
Mejora la precisión y la confiabilidad.
La conciliación bancaria garantiza que los saldos y las transacciones registradas en los libros contables de la empresa sean precisos y confiables. Al conciliar regularmente los registros con los datos bancarios, se logra una concordancia y se elimina cualquier incertidumbre o duda sobre la exactitud de los datos financieros. Esto brinda una mayor confianza tanto a la empresa como a terceros interesados, como inversores, socios comerciales o entidades financieras.
Gestión eficiente de flujo de efectivo.
La conciliación bancaria proporciona una visión clara del flujo de efectivo de la empresa. Al comparar los registros contables con los estados de cuenta bancarios, es posible identificar los depósitos y retiros realizados, así como cualquier transacción pendiente. Esto ayuda a tener un conocimiento preciso y actualizado de la disponibilidad de fondos, lo que permite una gestión financiera más efectiva y la toma de decisiones fundamentadas en relación al flujo de efectivo.
Prevención de fraudes y errores maliciosos.
La conciliación bancaria también juega un papel crucial en la detección temprana de fraudes y errores maliciosos. Al revisar y comparar cuidadosamente los registros con los datos bancarios, se pueden identificar transacciones sospechosas o no autorizadas. Esto brinda la oportunidad de tomar medidas inmediatas para investigar y resolver cualquier actividad fraudulenta, protegiendo así los activos financieros de la empresa y evitando pérdidas innecesarias.
Cumplimiento normativo y legal.
La conciliación bancaria es un requisito fundamental para el cumplimiento normativo y legal de una empresa. Mantener registros financieros precisos y actualizados es esencial para cumplir con las obligaciones fiscales, presentar informes financieros precisos y satisfacer los requisitos de auditoría. La conciliación bancaria proporciona una base sólida para estos procesos, asegurando la transparencia y la conformidad con las regulaciones aplicables.
La conciliación bancaria, pese a no ser obligatoria a nivel fiscal, sí que se presenta como una práctica crucial para mantener la integridad y precisión de los registros financieros de una empresa. Los diferentes tipos de conciliación permiten adaptarse a las necesidades y características específicas de cada negocio. Al implementar una conciliación bancaria adecuada, las empresas pueden garantizar la exactitud de sus registros y evitar posibles discrepancias o errores que puedan afectar su situación financiera.
¿Qué implica la conciliación bancaria con Domicilialo by Tadosi?
En secciones previas, hemos detallado el concepto de conciliación bancaria, destacando que aunque no es mandatorio, es altamente provechoso para la gestión financiera de cualquier negocio. Realizar esta tarea manualmente puede ser tedioso y costoso en términos de tiempo y recursos humanos, situación que puede evitarse mediante el uso de un software de gestión de pagos en línea.
Domicilialo by Tadosi optimiza la conciliación bancaria en tiempo real, gracias a su capacidad para automatizar la gestión de ingresos y la transparencia en la presentación de información. Las características clave de Domicilialo by Tadosi que potencian la automatización de la conciliación bancaria incluyen:
- Dashboard interactivo. Todos los ingresos se registran automáticamente en el dashboard de Domicilialo by Tadosi, permitiendo una visión clara de los pagos exitosos y cualquier posible discrepancia.
- Recuperación automática de pagos fallidos. Si un pago no se ha completado con éxito, Domicilialo by Tadosi intenta procesar nuevamente el cobro cada 24 horas, sin cargos extra, hasta que se confirma. Esta funcionalidad minimiza las discrepancias financieras, asegurando una conciliación bancaria precisa.
- Diversidad en opciones de pago. Ofrecer múltiples alternativas de pago a los clientes facilita la conciliación bancaria. Al brindarles variedad y flexibilidad en su elección de pago, disminuye la probabilidad de pagos pendientes.
