Una de las aspiraciones de prácticamente todas las empresas es mejorar la productividad de sus empleados. Es decir, conseguir que sean capaces de realizar el mayor número de tareas posible en el mínimo periodo de tiempo posible. Claro está, haciéndolas bien. Por lo tanto, no se trata de que las hagan a toda velocidad y cometan errores por falta de tiempo para revisarlas o desempeñarlas. De lo que se trata es de conseguir eliminar todas las distracciones y procesos innecesarios, o que consuman mucho tiempo. También de hacer de otra manera tareas rutinarias que consumen recursos y esfuerzo. Por ejemplo, adoptar la automatización de facturas.
Si tu empresa tiene clientes que compran tus servicios de manera periódica, o tienen contratados uno o varios de tus servicios y los pagan mes a mes, o una vez al año, puedes automatizar sus facturas. Para ello, solo necesitas contar con un software de gestión que lo permita o contratar un servicio creado específicamente para ello. Al hacerlo, reducirás el tiempo que se invierte en facturación, que podrá dedicarse a otras tareas. Solo es una de sus ventajas, puesto que tiene muchas más, como vamos a ver.
Automatización de facturas: por qué y para qué
La automatización de facturas es un proceso con el que se generan automáticamente listas para enviar a los clientes, facturas recurrentes que necesiten cambios mínimos cada cierto tiempo. Por ejemplo, es útil para aquellas que se deben cobrar todos los meses, con un importe idéntico en todas ellas, y en el que solo hay que cambiar la fecha y el número de factura. Estas son muy frecuentes en la prestación de servicios a través de Internet, cada vez de contratación más frecuente. Son perfectas para automatizar; algo que hay que hacer, eso sí, con una herramienta de gestión adecuada.
Bastará con introducir los datos que deben ir en cada factura y su periodicidad, y hacerlo una vez. Después, a no ser que haya cambios en determinados campos, como la dirección de quien haya contratado el servicio, no tendrás que preocuparte por ellas hasta que el cliente no indique que desea dejar de contar con el servicio o el producto contratado. Mientras tanto, el sistema las generará de manera automática, con la periodicidad deseada, y todos sus datos. Sin duda, un ahorro importante de trabajo.
Ventajas de automatizarlas
Además de rebajar la carga de trabajo, la automatización de facturas ofrece otras ventajas a las empresas que deciden adoptarla. Sobre todo, si cuentan con varios miles de clientes con pagos periódicos idénticos. La reiteración de la creación de estas facturas mediante un proceso tradicional puede llevar, por aburrimiento u otros motivos, a errores humanos. Estos desaparecen casi por completo con la automatización de facturas, ya que de ello se encarga un software de gestión. Por tanto, no solo se reduce el tiempo empleado en generarlas: también se hace desaparecer el utilizado para la gestión de incidencias por los errores. Y queda descartada una fuente de descontento para los clientes.
La automatización de facturas, además, no incluye únicamente su generación. En la mayoría de casos ya se envían en formato electrónico. Por lo tanto, además de generarlas, en la inmensa mayoría de casos también puedes programar su envío. Menos tiempo invertido por tanto también en esta tarea, y más para destinar a labores de más peso en la empresa.
Además, al automatizar todo el proceso, desde la creación de facturas hasta su envío, evitas olvidarte de mandarlas. Y, como consecuencia, agilizas los pagos. En determinados casos, en los que no están domiciliadas, los clientes no pagan hasta que no ven la factura. Sobre todo porque suelen olvidarse de ellas. Al recibirlas, se acuerdan y pagan. De rebote, reducirás algo los impagos.
Estas son las principales ventajas de la automatización de facturas, que conseguirás gracias al uso de utilidades y servicios como la herramienta en la nube de facturación y automatización de facturas de Domicilialo.
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